Một số điểm cần chú ý đối với hoá đơn đặt in

Hoá đơn đặt in là hoá đơn do các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ

 

Đối tượng áp dụng:

- Tổ chức kinh doanh; hộ và cá nhân kinh doanh có mã số thuế (không bao gồm hộ, cá nhân nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp).

- Tổ chức kinh doanh mới thành lập hoặc đang hoạt động mà đáp ứng được các điều kiện để được tạo hoá đơn tự in nhưng không tự in.

- Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật nhưng không tự in hoặc mua của cơ quan thuế.

CÔNG VIỆC

1.Thiết kế mẫu hoá đơn

- Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in tự quyết định mẫu hóa đơn đặt in. (không cần cơ quan thuế duyệt mẫu như trước)

- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo nhiều mẫu hoá đơn khác nhau phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

- Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước.

- Hoá đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc trên hoá đơn đã lập. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

- Chọn chất lượng giấy in và mực in của hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Để đảm bảo hoá đơn không bị in giả, các tổ chức, hộ, cá nhân khi thiết kế mẫu hoá đơn có thể có các ký hiệu bảo mật hoắc có thể sử dụng các ký hiệu để nhận dạng hoá đơn như dùng các kỹ thuật in đặc biệt, dùng giấy, mực in đặc biệt, dán tem chống giả …

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn: Tương tự giống phần Hoá đơn tự in.

Một số điểm cần chú ý đối với hoá đơn đặt in:

- Ký hiệu của hoá đơn đặt in là :P

Ví dụ: AA/11P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 11: hóa đơn phát hành năm 2011; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hoá đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hoá đơn.

Đối với các số hoá đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi địa chỉ, nếu tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.

Trường hợp tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.

- Đối với hoá đơn đặt in, trên hóa đơn phải thể hiện tên và mã số thuế của tổ chức nhận in trên từng tờ hoá đơn (đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hoá đơn), bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn quyết định in hoá đơn để tự sử dụng.

Tham khảo:

- Các nội dung bắt buộc của hoá đơn

- Mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng

2.Đặt in hoá đơn

Tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hóa đơn phải ký kết hợp đồng và thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn với tổ chức nhận in hoá đơn. Hợp đồng phải quy định chặt chẽ các vấn đề bảo mật mẫu hoá đơn, số lượng hoá đơn đặt in,...

2.1 Chọn nhà in

- Hoá đơn đặt in được in theo hợp đồng giữa tổ chức, cá nhân kinh doanh với tổ chức nhận in hoá đơn. Với điều kiện tổ chức nhận in hoá đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in.

Lưu ý: không cần phải theo danh sách nhà in trong danh sách cơ quan thuế quy định như trước.

2.2 Ký hợp đồng in hoá đơn

- Hợp đồng in hoá đơn được thể hiện bằng văn bản theo quy định của Luật Dân sự. Hợp đồng ghi cụ thể loại hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm theo hóa đơn mẫu.

* Lưu ý: Trường hợp tổ chức thuộc đối tượng tạo hoá đơn đặt in có chức năng nhận in hoá đơn đơn vị muốn tự in hoá đơn của đơn vị mình để sử dụng cho mục đích bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, phải có quyết định in hoá đơn của thủ trưởng đơn vị. Quyết định in phải đảm bảo các nội dung quy định như loại hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm theo hóa đơn mẫu.

2.3 Thanh lý hợp đồng

- Trước khi thanh lý hợp đồng in, đơn vị đặt in hoá đơn phải kiểm tra số lượng hoá đơn đã được in ra theo đúng hợp đồng đã ký kết: Kiểm tra mẫu hoá đơn, chất lượng giấy, số lượng hoá đơn đã in…

- Sau khi kiểm tra xác định việc in hoá đơn đã đúng theo quy định tại hợp đồng, đơn vị đặt in tiến hành thanh lý hợp đồng in với tổ chức nhận in hoá đơn.

- Tổ chức nhận in phải hủy hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in theo thỏa thuận với tổ chức, cá nhân đặt in.

3.Thông báo phát hành

Các tổ chức thuộc đối tượng được tạo hoá đơn đặt in trước khi sử dụng hóa đơn phải lập Thông báo phát hành hoá đơn theo Mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), hoá đơn mẫu, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Tham khảo:

- Mẫu thông báo phát hành

3.1 Hồ sơ thông báo phát hành

Trường hợp thông báo phát hành hoá đơn lần đầu:

- Thông báo phát hành hoá đơn (Mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính)

- Hoá đơn mẫu : Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

Trường hợp thông báo phát hành hoá đơn gửi lần hai trở đi:

- Nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành: Hồ sơ bao gồm Thông báo phát hành hoá đơn (mẫu trên).

- Nếu có sự thay đổi về nội dung, hình thức hoá đơn đã phát hành: Hồ sơ như trường hợp thông báo phát hành hoá đơn lần đầu.

- Riêng hoá đơn xuất khẩu, nếu có sự thay đổi mẫu hoá đơn nhưng không thay đổi các nội dung bắt buộc thì không phải thực hiện thông báo phát hành mới.

3.2 Thời gian gửi

Hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp năm (05) ngày trước khi bắt đầu sử dụng và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

3.3 Cơ quan gửi

- Gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh phải gửi hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

3.4 Niêm yết thông báo phát hành hoá đơn

Trong suốt thời gian sử dụng hoá đơn doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp và tổ chức kinh doanh đang hoạt động phải tiến hành niêm yết công khai thông báo phát hành hóa đơn và các mẫu hoá đơn ngay tại cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ.

Ví dụ: Đơn vị có trụ sở chính ở Hà Nội nhưng có chi nhánh bán hàng tại Hải Phòng và Bắc Ninh thì phải thông báo phát hành tại trụ sở và các nơi bán hàng (Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh) trong suốt thời gian có hoạt động bán hàng.

4.Báo cáo sử dụng hoá đơn

Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ ( trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hoá đơn) phải có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Xem Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo Mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

Báo cáo gửi đến:

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp đối với trường hợp đơn vị đang hoạt động hoặc chia, tách sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp Nhà nước.

- Cơ quan thuế nơi chuyển đi đối với trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang trực tiếp quản lý

Thời gian:

- Hàng quý (không cần hàng tháng như trước), doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đang hoạt động phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn gửi báo cáo sử dụng hoá đơn cùng với hồ sơ khai thuế GTGT của tháng đầu tiên của quý tiếp theo (chậm nhất là ngày thứ hai mươi tháng của tháng đầu quý sau)

- Trường hợp chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp Nhà nước thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế ( chậm nhất là ngày thứ bốn mươi lăm, kể từ ngày chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức doanh nghiệp)

- Gửi trước ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn tới cơ quan thuế nơi chuyển đến đối với trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

NHÀ IN SỐ 9

Địa chỉ: Số 2 Hoa Phượng, Phường 2, Quận Phú Nhuận.

Điện thoại: (08) 6253 4777 - 0969.522.622

Fax: (08) 3848 3697

Website: www.hoadon.com.vn

TƯ VẤN TRỰC TUYẾN

icon

Support

BẢNG GIÁ

VĂN BẢN PHÁP LÝ

Các bài liên quan:

Nghị định 51 & Thông Tư 64